外贸新人第一次接待客户全流程详细版

国外客户要来参观工厂怎么办？

当有国外客户要来参观工厂时，我们应该做好充分的准备，以确保他们能够对我们的生产设施和流程有一个全面的了解，以下是一份详细的计划，以帮助您顺利地接待国外客户：

一、接待前的准备工作

1、调查客户背景

客户公司规模、产品、对应市场；来访客户的职位、目的、安排

2、准备好客户感兴趣的样品

准备好展会上客户询价过的产品样品；提前测试，确保样品可正常运行

3、和客户确认行程，并制作行程单

▼了解客户行程 How about your schedule, which place would you go, I can be helpful if you want to plan your routine. 您的日程安排是怎样的，想去哪个地方？我可以帮您计划。

▼询问来访人员构成 How many people will visit our company? 会有多少人来我们公司？

▼制作行程单 行程单作用为了让客户对整个行程安排大致有个了解，同时也展现出你们在主导整个会议。

4、提前和客户沟通细节

▼客户能否吃辣、有无忌口、喝不喝酒？ Just so I pick a place we both can enjoy, are there any types of food that you don't eat? 为了让我们都能够享受到，想了解您是否有不吃的食物？

▼给客户提供选择，询问对方意见 Do you have any preference on the type of restaurant? There's a good Cantonese Restaurant, Sichuan Restaurant, and Shandong Restaurant. What do you think? 您对餐厅的类型有什么偏好吗？附近有不错的粤菜馆、川菜馆、鲁菜馆。您想去哪家？

5、客户到达前

会议室摆放好小吃、gift、会谈文件、录音笔、投影仪等 每人准备一本产品目录册和一支笔

二、客户来访当天的接待工作

6、做好当天的计划并告知客户

可参考的流程：presentation - 带客户参观工厂 - 安排餐厅 - 道谢 提前安排好接待车：对于重要客户，要抓住每一个能够展示公司诚意的机会 Let me help you with your luggage. 我来帮您拿行李吧。

How was your flight/journey? Was it comfortable? 飞机旅途还好吗？ It is always a pleasure to great a friend from afar. 有朋自远方来，不亦乐乎。 There's a car waiting for you just outside the door. Right this way, please. 车在等您，请这边走。 Let me put your cases into the trunk, and please get in the back. 我来帮您把行李放在后备箱吧，您请上后座。

7、和客户车程中沟通

How is your feelings coming here? Is this your first time to come to China after COVID - 19? 这次来 XX 感觉如何？

What is your plan for this business trip? Which company will you also come? 您此次来主要是为了什么，除了我们还会去哪些公司参观呢？

Do you travel to China on business very often? 您经常来中国出差吗？

What do you like to do in your spare time? 您闲暇时间喜欢做些什么？

What do you think about...(有关近期的新闻)? 您对最近的 XXX 事情有什么看法？

8、交待行程安排

We'll get to the xxx hotel in ten more minutes. After we arrive there, you can go upstairs to rest. This hotel provides really good service and is seen as one of the finest hotels here. 我们再过 10 分钟就到 XX 饭店了。等我们到那儿后，您可以上楼休息。这家酒店的服务很不错，被视为当地最优质的酒店之一。

We'll come to pick you up from this hotel and take you to our office this afternoon. 我们今天下午会来这家酒店接您，然后送您去我们的办公室。

At XX am the next morning, our driver will be waiting for you in the lobby of your hotel and drive you to the airport to catch the flight at XX am. 第二天早上 XX 点，我们的司机会在您入住的酒店大堂等您，然后送您去机场乘坐 XX 点的航班。

How long are you going to stay here? Do you have any extra time for traveling? 您打算在这儿待多久？您有额外的时间去旅游吗？

三、客户到工厂后的参观安排

9、客户到达后欢迎仪式

送上鲜花，和客户合影，gift，交换名片，问候暖场，让客户感到被重视和被欢迎。

10、会议开始前准备工作

手机静音，等候主持人宣布会议开始

参会时主动向客户介绍与会人员的名字和身份，和客户沟通今日行程安排，提前准备行程单。

先做个公司介绍，播放公司宣传视频，结合 PPT 进行简单介绍，突出公司品牌和技术实力

如果是贸易公司，提前准备好为什么办公室和工厂不在同一地点的措辞。

11、会议进行过程中

主持人先简要说明本次会议的具体议程，同步告知大家会议的预计时长，随后便正式进入会议议程的讨论环节。

在开启 PPT 介绍前，可先跟客户沟通：“接下来我会为大家介绍 PPT 内容，过程中如果各位有疑问，随时打断我即可，我会当场为大家详细解释。”

PPT 介绍完毕后，也可以补充询问一句：“关于刚才介绍的内容，大家是否还有其他疑问，需要我再进一步说明的？”

12、准备好客户提问清单

通过这种方式，既能有效增进与客户的互动交流，我们也能获取到更多来自客户的相关信息。

▼深入了解客户公司背景

Could you share some details about your company's background or development history? 能否和我们分享一下贵公司的背景或发展历程呢？

May I ask about the main products and services your company provides? 能否了解一下贵公司提供的主要产品与服务呢？

What does your company's business philosophy specifically include? 贵公司的经营理念具体包含哪些内容呢？

Who makes up your company's target customer group, and how do you reach these customers? What are your sales channels? 贵公司的目标客户群体是哪些？如何触达这些客户？贵公司又有哪些销售渠道呢？